Comment concrètement améliorer la gestion de son temps et se redonner des marges de manœuvre ? Voilà une question qui m'est régulièrement posée à l'occasion de mes rencontres ou de conférences.
La solution passe bien sûr globalement par une remise en cause en profondeur des modes de fonctionnement de l'entreprise et de son management. Mais ceci n'est pas souvent possible, soit parce que la direction générale n'est pas prête à une telle remise en cause (ou elle n'a pas le temps pour cela…), soit mon interlocuteur n'a pas les moyens de modifier le système qui s'impose à lui.
Alors est-ce sans espoir dans ce cas-là ? Non, car sans remettre le système dans lequel on travaille, on peut retrouver des marges de manœuvre en procédant comme suit :
- Se construire un agenda idéal
Le temps est la denrée la plus rare pour tout cadre en entreprise. Alors pourquoi ne commence-t-il pas à se poser la question suivante : comment souhaiterais-je affecter mon temps, indépendamment des contraintes externes qui pèsent sur moi ?
Il s'agit pour faire cela, de définir quelles sont les macro-tâches que l'on veut et doit faire, de répartir son temps entre elles (sans oublier parmi les macro-tâches, celle de « réfléchir »…) et de les mettre sur un calendrier (à quel moment souhaite-t-on les effectuer).(1)
Cet agenda théorique va pouvoir ensuite être comparé avec l'agenda réel (par exemple chaque mois). La mesure des écarts – et il y en aura ! – permettra soit de revoir la vision théorique (peut-être que certaines macro-tâches avaient été oubliées ou mal évaluées), soit de mettre en évidence une dérive préjudiciable à l'efficacité. On pourra alors chercher à infléchir sa gestion du temps future, et, si nécessaire, avec l'appui de ces données, entreprendre une discussion avec sa hiérarchie.
- Distinguer trois types de réunions
Comme je l'avais expliqué plus en détail dans « Pourquoi noter des réunions auxquelles on n'ira très probablement pas », il s'agit de classer les rendez-vous sur son agenda en trois catégories : celles où sa présence est indispensable (si l'on n'est pas là la réunion ne peut pas avoir lieu), nécessaire (sa présence apporte une valeur ajoutée certaine à la réunion, mais la réunion peut avoir lieu si l'on n'est pas là), utile (sa présence apporte de l'information, mais on ne joue pas un rôle significatif lors de la réunion – cas par exemple de conférences auxquelles on veut assister).
Notons d'abord que ne doivent jamais figurer sur l'agenda des réunions ou rendez-vous qui, a minima, ne sont pas utiles… Ensuite ce classement en trois catégories, ca permettre de gérer dynamiquement un agenda et de se trouver le temps nécessaire pour faire face à l'imprévu, d'abord en n'allant pas finalement au rendez-vous de type 3 (utile), et éventuellement de type 2 (nécessaire).
Cette analyse doit être faite rigoureusement, car on a trop souvent tendance spontanément à se croire indispensable…
- Ajuster la précision des efforts en fonction du type de situation
Dans mon livre Neuromanagement, j'insistais déjà sur la nécessité d'ajuster le rythme et le niveau de précision à la situation. Je prenais la métaphore du train et de la voiture : si vous allez prendre un train et que vous êtes une minute en retard, vous n'êtes pas une minute en retard, vous avez manqué le train. Si vous partez en voiture, non seulement vous êtes parti, mais, avec un peu de chance, vous allez pouvoir rattraper votre retard.
De même en entreprise, il faut identifier les cas où l'exactitude totale est requise, de ceux où l'on peut procéder par ajustements successifs. Les premiers cas sont très consommateurs d'énergie, et donc de temps en amont. Heureusement, ces cas sont plus rares qu'on ne le croît(2).
Un dernier conseil : apprenez à braconner aussi un peu de temps ! Qu'est-ce à dire ? De la même façon que tout responsable de centre de profit a appris à se constituer des réserves financières pour faire face à l'imprévu, apprenez à vous créer des réserves de temps.(3)
(1) Lire notamment sur ce sujet le livre de Jean-Louis Servan-Schreiber « Le nouvel art du temps »
(2) voir « On n'a pas besoin du même niveau de précision pour partir en voiture que pour prendre un train » et « Situation adresse ou téléphone ? »
(3) Pour plus d'information sur ce point, référez-vous à mon article « Apprenez à braconner du temps libre »
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